La seguridad es una de las principales preocupaciones de los residentes en cualquier condominio. Sin embargo, contratar una empresa de seguridad no garantiza automáticamente un servicio de calidad. La clave está en saber cómo gestionar y supervisar a estos proveedores para asegurar que cumplan con lo contratado.
En esta guía te compartimos las mejores prácticas para garantizar que tu empresa de seguridad cumpla con sus obligaciones.
Por qué es crucial supervisar a la empresa de seguridad
Muchos condominios experimentan problemas como:
- Guardias que no realizan rondas de vigilancia
- Falta de control efectivo en accesos
- Personal sin capacitación adecuada
- Incumplimiento de horarios y turnos
- Equipos de comunicación en mal estado
- Bitácoras incompletas o falsificadas
Realidad: El 60% de los incidentes de seguridad en condominios ocurren por fallas en los protocolos, no por falta de personal.
Elementos clave del contrato de seguridad
Antes de poder exigir, debes tener un contrato claro. Verifica que incluya:
Servicios específicos contratados
| Elemento | Detalle a especificar |
|---|---|
| Horarios | Turnos exactos (24/7, diurno, nocturno) |
| Personal | Número de guardias por turno |
| Equipamiento | Radio, linterna, uniforme, arma (si aplica) |
| Rondas | Frecuencia y puntos de control |
| Reportes | Tipo y frecuencia de informes |
| Supervisión | Visitas del supervisor de la empresa |
Obligaciones legales
La empresa debe cumplir con:
- Permiso de operación vigente del Ministerio del Interior
- Personal con credencial de guardia de seguridad
- Seguro de responsabilidad civil
- Afiliación al IESS de todo el personal
- Capacitación certificada del personal
7 estrategias para garantizar el cumplimiento
1. Implementa un sistema de control de rondas
Las rondas de vigilancia son fundamentales. Asegúrate de que se cumplan:
Opciones de control:
- Relojes de control: Puntos físicos donde el guardia debe registrarse
- Apps de rondas: Aplicaciones con GPS que verifican ubicación
- Códigos QR: Escaneo en puntos estratégicos del condominio
- Bitácora física: Registro manual con hora y firma
Frecuencia recomendada:
- Turno diurno: Cada 2 horas
- Turno nocturno: Cada hora
- Áreas críticas: Cada 30 minutos
2. Revisa las bitácoras diariamente
La bitácora es el registro oficial de todo lo que ocurre. Debe incluir:
- Hora de inicio y fin de turno
- Registro de rondas realizadas
- Visitantes y vehículos que ingresaron
- Incidentes o novedades
- Entregas recibidas (paquetes, correspondencia)
Señales de alerta:
- Bitácoras con letra idéntica en diferentes turnos
- Espacios en blanco sin justificación
- Horarios de rondas siempre exactos (poco realista)
- Falta de registro de incidentes conocidos
3. Realiza verificaciones sorpresa
No avises cuándo vas a supervisar:
- Visitas nocturnas sin previo aviso
- Llamadas al puesto de guardia a diferentes horas
- Verificación de que el personal sea el asignado
- Comprobación del estado del equipo
4. Establece indicadores de desempeño (KPIs)
Mide objetivamente el servicio:
| Indicador | Meta | Cómo medir |
|---|---|---|
| Cumplimiento de rondas | 95%+ | Sistema de control |
| Puntualidad en cambio de turno | 100% | Registro de horarios |
| Incidentes reportados vs. reales | 100% | Cruce con otras fuentes |
| Estado del equipo | Óptimo | Inspección semanal |
| Capacitación del personal | Al día | Certificados vigentes |
5. Mantén comunicación directa con el supervisor
No solo hables con los guardias. Exige:
- Reuniones mensuales con el supervisor de zona
- Reportes escritos de cualquier novedad
- Respuesta inmediata ante incidentes
- Plan de acción para mejoras identificadas
6. Documenta todos los incumplimientos
Cada vez que detectes una falla:
- Registra fecha, hora y descripción del incumplimiento
- Notifica por escrito a la empresa
- Solicita respuesta formal con plan de acción
- Guarda evidencia (fotos, videos, testimonios)
Esto es crucial si necesitas aplicar penalidades o terminar el contrato.
7. Aplica las penalidades del contrato
Un contrato sin consecuencias no se cumple. Establece:
- Amonestación verbal: Primera falta menor
- Amonestación escrita: Reincidencia o falta moderada
- Descuento en factura: Incumplimientos graves o reiterados
- Cambio de personal: Personal no apto
- Terminación: Incumplimientos críticos o sistemáticos
Protocolo de control de accesos
El control de acceso es donde más fallas ocurren. Establece protocolos claros:
Para visitantes:
- Solicitar identificación
- Verificar con el residente (llamada o intercomunicador)
- Registrar en bitácora: nombre, cédula, unidad visitada, hora
- Entregar pase de visitante si existe
Para proveedores y servicios:
- Verificar autorización previa de la administración
- Confirmar identidad con credencial de la empresa
- Registrar ingreso y salida
- Acompañar o verificar destino
Para residentes:
- Verificar identidad (tag, control, reconocimiento)
- No permitir ingreso de personas no identificadas “porque vienen conmigo”
Tecnología de apoyo
Complementa la vigilancia humana con tecnología:
- CCTV: Cámaras en puntos estratégicos con grabación
- Control de acceso electrónico: Tags, biométricos, códigos
- Intercomunicadores: Comunicación residente-guardia
- Alarmas: Botones de pánico, sensores de movimiento
- Apps de comunicación: Grupos de WhatsApp con residentes
Qué hacer si la empresa no cumple
Si los problemas persisten a pesar de tus gestiones:
- Documenta exhaustivamente todos los incumplimientos
- Notifica formalmente con plazo para corregir
- Aplica penalidades según contrato
- Solicita cambio de personal si el problema es específico
- Evalúa otras opciones en el mercado
- Prepara la transición si decides cambiar de proveedor
Recuerda que cambiar de empresa de seguridad requiere planificación para evitar vacíos en la cobertura.
Checklist de supervisión semanal
Usa esta lista para tu revisión periódica:
- Bitácoras completas y coherentes
- Rondas registradas según frecuencia acordada
- Personal con uniforme completo y presentable
- Equipos de comunicación funcionando
- Cámaras operativas y grabando
- Registro de visitantes actualizado
- Sin quejas pendientes de residentes
- Novedades comunicadas oportunamente
Conclusión
Una empresa de seguridad solo cumple cuando hay supervisión constante, indicadores claros y consecuencias reales por incumplimiento. Como administrador, tu rol no es confiar ciegamente, sino verificar y exigir el servicio que el condominio está pagando.
La seguridad de los residentes depende tanto de la empresa contratada como de la gestión que hagas sobre ella.
En Administra 360 supervisamos activamente a todos los proveedores de seguridad de los condominios que administramos, con protocolos establecidos y verificaciones constantes. Conoce cómo trabajamos.