Contratar una nueva administración de condominios es una decisión que impactará directamente en la calidad de vida de los residentes y en el valor de las propiedades. Para evitar malas experiencias, es fundamental realizar un proceso de verificación exhaustivo antes de firmar cualquier contrato.
Esta guía te presenta el checklist completo que todo comité de administración debería seguir.
Por qué es crucial verificar antes de contratar
Historias de administradores que desaparecen con los fondos del condominio, que no pagan a proveedores o que incumplen sus obligaciones son más comunes de lo que deberían. Una verificación rigurosa previene estos problemas.
Dato importante: El 70% de los conflictos graves con administradores podrían haberse evitado con una verificación adecuada antes de la contratación.
Checklist de documentos legales
Documentación de la empresa
| Documento | Verificar | Dónde obtenerlo |
|---|---|---|
| RUC activo | Estado “Activo” en SRI | www.sri.gob.ec |
| Certificado de cumplimiento tributario | Sin deudas pendientes | SRI |
| Certificado IESS | Al día con aportes | www.iess.gob.ec |
| Constitución legal | Objeto social incluye administración | Superintendencia de Compañías |
| Nombramiento de representante legal | Vigente y registrado | Registro Mercantil |
| Patente municipal | Vigente para el año actual | Municipio |
Documentación del representante legal
- Copia de cédula de identidad
- Certificado de antecedentes penales actualizado
- Verificación de no estar en lista de impedidos del SRI
- Referencias profesionales verificables
Checklist de experiencia y capacidad
Experiencia comprobable
Solicita y verifica:
- Portafolio de clientes actuales: Mínimo 5 condominios bajo administración
- Años de operación: Preferiblemente más de 3 años
- Referencias verificables: Contacta al menos 3 clientes actuales
- Casos de éxito documentados: Especialmente en reducción de morosidad
Preguntas clave a clientes de referencia
- ¿Cumple con los tiempos de entrega de reportes?
- ¿Cómo es la comunicación ante emergencias?
- ¿Han tenido problemas de morosidad o financieros?
- ¿Recomendaría sus servicios?
- ¿Cuánto tiempo llevan trabajando con ellos?
Checklist de garantías y seguros
Pólizas obligatorias
Una administración profesional debe contar con:
| Tipo de póliza | Cobertura mínima | Propósito |
|---|---|---|
| Responsabilidad civil | $50,000+ | Daños a terceros |
| Fidelidad | Equivalente a 6 meses de recaudación | Protección contra fraude |
| Profesional (E&O) | $25,000+ | Errores u omisiones |
Verificación de pólizas
- Solicita copia de las pólizas vigentes
- Verifica que el beneficiario incluya a los condominios administrados
- Confirma las fechas de vigencia
- Contacta a la aseguradora para validar autenticidad
Checklist de capacidad operativa
Infraestructura necesaria
- Oficina física con dirección verificable
- Líneas telefónicas y canales de comunicación
- Software de administración de condominios
- Sistema de respaldo de información
- Equipo de trabajo identificado
Personal mínimo requerido
Para una administración profesional, verifica que cuenten con:
- Administrador(es) de cuenta dedicado(s)
- Personal de cobranzas
- Contador o área contable
- Asesor legal (propio o externo)
- Soporte para emergencias 24/7
Checklist de propuesta técnica y económica
Contenido mínimo de la propuesta
La propuesta debe detallar claramente:
Servicios incluidos:
- Gestión de asambleas y actas
- Gestión financiera y cobranzas
- Administración de proveedores
- Plan de mantenimiento preventivo
- Comunicación con copropietarios
- Asesoría legal básica
Entregables mensuales:
- Estados financieros
- Reporte de cartera
- Informe de actividades
- Actas y comunicaciones
Costos:
- Honorarios mensuales (fijo o por unidad)
- Servicios adicionales y sus costos
- Forma de reajuste anual
- Penalidades por incumplimiento
Comparación de propuestas
Evalúa al menos 3 propuestas considerando:
- Relación costo-beneficio (no solo el precio más bajo)
- Experiencia en condominios similares
- Propuesta de valor diferenciada
- Disponibilidad y tiempos de respuesta
Checklist del contrato
Cláusulas esenciales
El contrato debe incluir:
Generales:
- Identificación clara de las partes
- Objeto del contrato detallado
- Duración y condiciones de renovación
- Causales de terminación anticipada
Operativas:
- Servicios específicos contratados
- Entregables y frecuencia
- Niveles de servicio (SLA)
- Proceso de transición inicial
Financieras:
- Honorarios y forma de pago
- Manejo de cuentas bancarias
- Límites de autorización de gastos
- Rendición de cuentas
De protección:
- Confidencialidad de información
- Pólizas de garantía
- Responsabilidades ante terceros
- Resolución de controversias
Cláusulas de salida
Es fundamental incluir:
- Preaviso para terminación (mínimo 60 días)
- Proceso de transición ordenada
- Entrega de documentación y activos
- Liquidación final de cuentas
Proceso de contratación recomendado
Fase 1: Preparación (2 semanas)
- Definir requisitos y expectativas
- Elaborar términos de referencia
- Identificar empresas a evaluar
Fase 2: Evaluación (3-4 semanas)
- Solicitar propuestas formales
- Verificar documentación legal
- Contactar referencias
- Realizar entrevistas
Fase 3: Negociación (1-2 semanas)
- Seleccionar finalista(s)
- Negociar términos del contrato
- Revisar contrato con asesor legal
Fase 4: Formalización
- Aprobación en asamblea (si es requerido)
- Firma del contrato
- Inicio del período de transición
Errores comunes a evitar
- Contratar solo por precio: Lo barato sale caro
- No verificar referencias: Confiar en la palabra
- Omitir el contrato escrito: Acuerdos verbales
- No definir SLAs: Sin métricas de cumplimiento
- Ignorar las pólizas: Desprotección ante fraudes
Conclusión
Invertir tiempo en un proceso de contratación riguroso te ahorrará dolores de cabeza y dinero a futuro. Una buena administración se nota desde el primer día; una mala administración puede tardar meses en evidenciarse cuando ya el daño está hecho.
Si estás evaluando a tu administrador actual o buscando opciones, este checklist te ayudará a tomar una decisión informada.
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